Você consegue imaginar uma rotina de trabalho sem troca de e-mails? Por e-mail enviamos e recebemos informações confidenciais, prospectamos clientes, documentamos transações, trocamos arquivos e estabelecemos uma comunicação duradoura para o desenvolvimento dos mais variados projetos. Na grande maioria das empresas, o e-mail é o canal de diálogo mais ágil e seguro entre empregadores, funcionários, fornecedores e clientes.

De acordo com a pesquisa E-mail Statistics Report – 2016-2020, do Radicati Group, empresa de pesquisa de mercado do setor de computadores e telecomunicações, o uso de e-mail ao redor do mundo continua crescendo e o número de usuários deve chegar a 3 bilhões em 2020. O relatório ainda aponta que, também em 2020, aproximadamente 258 bilhões de e-mails devem ser enviados diariamente.

E quando o assunto é comunicação corporativa, segurança e celeridade são dois requisitos indispensáveis de um bom provedor de e-mails, além da capacidade de armazenamento e facilidade de uso. Caso o seu provedor comece a vacilar em um destes pontos, colocando em risco as informações que você troca e a comunicação da sua empresa, é hora de começar a pensar em uma migração. 

O que é a migração de e-mails

Migração de e-mails ou de caixa de correios (mailboxes) consiste na transferência de mensagens, contatos e agendas entre clientes de e-mail ou servidores. A migração de e-mails pode ser motivada pela escolha de um novo provedor de serviços de e-mails mais confiável, pela fusão entre empresas ou pela necessidade de ampliação dos negócios. 

De forma geral, os empreendedores buscam clientes de e-mail mais robustos, com mais recursos e com melhor custo-benefício. 

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Benefícios da migração de e-mails 

Basicamente, quando uma empresa escolhe pela migração de e-mails para outro servidor, ela busca mais recursos e mais segurança para o tráfego e armazenamento de informações. No entanto, há outras razões para fazer a migração de e-mails corporativos. Vamos conferir algumas: 

Custo-benefício 

Gerentes de TI sabem que manter uma estrutura interna de gerenciamento não é barato e toma bastante tempo. Também sabem que nem de longe é possível prever quantas horas ou pessoas serão alocadas em um mês, devido ao grande número de imprevistos e intervenções emergenciais causadas por falhas de segurança, interrupções do serviço e espaço de armazenamento insuficiente.

Contratar um serviço de e-mail em nuvem, por exemplo, reduz consideravelmente os custos quando pensamos em alguns benefícios como atendimento 24 horas, armazenamento ilimitado e políticas de segurança avançadas. 

Além de melhor custo-benefício, a migração para clientes de e-mail baseados em nuvem permite que as empresas tenham maior controle e possam projetar seus gastos com mais precisão.  

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Segurança

Empresas como Google e Microsoft investem alto em segurança porque sabem que o principal ativo das organizações são as informações que elas detêm. A todo momento elas recebem, principalmente por e-mail, dados confidenciais de seus clientes e contratos, informações sobre concorrentes e análises de mercado, entre outras. As políticas de segurança desenvolvidas por esses provedores, que oferecem soluções em e-mail corporativo, são constantemente atualizadas e pensadas para anular ou minimizar os danos causados por invasões externas ou provocadas pela má utilização dos usuários. 

Infelizmente, invasões e infecções por vírus ou malwares são facilitadas, em grande parte, pelos próprios utilizadores, que clicam em links e anexos suspeitos, abrindo portas para cibercriminosos. 

Entre os recursos de segurança oferecidos pelos principais provedores como G Suite, Office 365, Locaweb e Zoho, apenas para citar alguns exemplos, podemos destacar o controle de acesso, registros de atividade, antispam, antivírus, antiphishing e criptografia avançada.  

Já pensou quanto custaria bancar todo esse aparato de segurança apenas com a equipe de TI da sua empresa? 

Escalabilidade 

Migrar e-mails para os servidores de grandes fornecedores de tecnologia é abrir as portas para a escalabilidade. Não é necessário se preocupar mais com o dinheiro que está ficando em cima da mesa porque você não consegue ampliar seu hardware físico ou a mão-de-obra para atender a demanda e expandir o sistema de e-mails.  

Hospedar seus e-mails nos servidores Google ou Microsoft, por exemplo, permite que os serviços e recursos sejam ampliados ou reduzidos facilmente e com ótimo custo-benefício, de acordo com a quantidade de usuários, conforme a demanda. Quanto maior o volume de licenças contratadas, mais agressivos são os descontos praticados pelos fabricantes. 

Pessoal 

Manter uma equipe (pequena ou grande) para administrar a infraestrutura de e-mails de um negócio é algo trabalhoso e oneroso. 

Primeiro, é preciso contratar os profissionais certos. Com eles, vêm encargos trabalhistas, gastos com a acomodação dentro da empresa, ausências e custos com treinamentos frequentes (e mais que necessários). Caso eles precisem ser substituídos, você terá que gastar para fazer acertos e iniciar todo o ciclo novamente, perdendo tempo com a curva de aprendizado dos novatos. 

Bem mais fácil deixar todas essas tarefas (e custos) fora da sua empresa, certo?! 

Suporte

Para reter os contratos e evitar a migração para os concorrentes, os provedores de e-mail esforçam-se para oferecer atendimento cada vez mais especializado e personalizado, 24 horas por dia, 7 dias por semana. 

Se você é um profissional de TI lendo esse artigo, esse pode ser um dos fatores decisivos na hora de escolher uma nova empresa para migrar os e-mails da sua organização, tendo em vista que pode evitar que você seja acordado às 3h da manhã de um domingo para resolver algum problema. Afinal, a equipe de suporte é a melhor amiga do seu sono. 

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Quando fazer a migração de e-mails? 

Há inúmeros motivos que podem levar um gestor a optar pela troca do provedor de e-mails. Entre eles, estão: 

  • Redução de custos pela contratação dos planos de outros fabricantes
  • Busca por plataformas mais seguras 
  • Necessidade de recursos não oferecidos no provedor atual 
  • Exigências contratuais mediante uma aquisição, fusão ou parceria de negócios 
  • Mudança de um servidor local para um servidor em nuvem 
  • Lentidão nos processos 

A migração de e-mails deve ocorrer quando o provedor atual (seja local ou terceirizado) não consegue atender as necessidades do negócio, sejam elas focadas em recursos ou na necessidade de reduzir custos. 

Principais erros na hora de fazer a migração

Quando estiver elaborando seu projeto de migração de e-mail, tendo em vista que essa não é uma tarefa tão fácil e rápida, você deve ficar atento a algumas cascas de banana. São comuns os casos de empresas que tentam economizar com a contratação de consultorias especializadas e acabam tendo enormes prejuízos com a perda de dados e paralisação de serviços. 

Se não quiser sair por aí tentando apagar incêndios quando o processo estiver em andamento, fique atento a alguns erros comuns na hora de fazer a migração de e-mails. 

Não fazer um diagnóstico 

Sua primeira ação deve ser observar e tomar nota. Tire um bom tempo para isso. Boa parte das pessoas percebem que os erros que surgem durante o processo ou depois dele poderiam ser evitados se um primeiro grande erro fosse evitado, que é o de não fazer um diagnóstico detalhado.

Se a etapa do diagnóstico não está no seu projeto, jogue-o fora e comece outro que inclua um raio-x da sua equipe, incluindo informações sobre quantidade de caixas de correio e arquivos, compartilhamento, permissões específicas, gerenciamento de DNS, recursos e outras configurações necessárias para o seu grupo. 

Não preparar a equipe para a mudança

Se você não quer passar o mês inteiro ouvindo seus funcionários gritando perguntas como “Como eu faço para anexar esse arquivo?” ou “Onde fica o calendário?” ou ainda “Cadê a minha lista de contatos?”, é melhor treinar sua equipe para utilizar o novo cliente de e-mail que você está contratando. Por mais simples e intuitivos que alguns possam ser, a curva de aprendizado será mais lenta para alguns. 

Ignorar arquivos armazenados localmente  

O projeto deve contemplar uma varredura em todos os dispositivos utilizados pelos funcionários, com a finalidade de encontrar arquivos gerados por clientes de e-mail. O Outlook, por exemplo, armazena e-mails em arquivos com a extensão “.PST”, que podem ser salvos localmente e apagados da rede. Alguns desses “PSTs” podem conter informações legais ou confidenciais e, deixá-los para trás, criará um grande problema futuramente. 

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Achar que é fácil 

Para explicar esse tópico, nada melhor que contar um caso ocorrido com um cliente.

“Quarta-feira, 10h da manhã. Paulo Paiva, um dos gestores de negócios de um e-commerce de moda, conversa com o gerente de TI:

  • Atílio, estamos tendo muitos problemas com os e-mails. Um amigo me passou o contato de uma empresa que pode migrar tudo para um novo provedor na nuvem. Liga para esse número e resolve pra gente. 
  • Esquenta não, chefe, é moleza! Só contratar as licenças que eu mesmo faço a migração.
  • Tem certeza, Atílio? O Walter, meu amigo, disse que, mesmo com a consultoria, o processo foi complexo… 
  • Que nada! Esse pessoal só quer ganhar dinheiro! Eu formei em TI, chefe! É minha área. Deixa comigo! Depois o senhor me dá uns dias de folga e fica tudo certo! 
  • Ok, Atílio. Faça outros dois orçamentos e pode tocar o projeto. Quando fica pronto? 
  • Segunda-feira tá tudo acertado, chefe! 
  • Ok, Atílio. Obrigado! 

Domingo, 11h40. O celular corporativo de Paulo Paiva toca sem parar, até que ele interrompe a brincadeira na piscina com seu filho e atende.

  • Alô! 
  • Alô, seu Paiva! É o Atílio! 
  • Tudo bem, Atílio? 
  • Mais ou menos, seu Paiva. Será que o senhor pode me passar o contato daquele pessoal da migração de e-mail?
  • O que aconteceu, Atílio? 
  • Na verdade, eu ainda não consegui entender direito o que aconteceu, seu Paiva. Estava tudo dando certo até que… Será que eles atendem hoje? 

Paulo Paiva desliga o telefone, respira fundo, pensa vários palavrões, toma mais um gole de caipirinha e volta a brincar com seu filho na piscina. Segunda-feira seria um dia difícil no escritório.”

Há migrações simples e migrações complexas. Há diferentes tipos de migração. Há inúmeras possibilidades de configuração. Tenha certeza de uma coisa: sem querer ser pessimista, nenhuma é tão fácil quanto parece. 

Sem sombra de dúvidas, a melhor opção é contratar uma empresa especializada em migração de e-mails, preferencialmente focada no provedor que você escolheu, seja ele Locaweb, G Suite, Office 365 ou qualquer um dos muitos disponíveis no mercado. 

Se você não gostaria de estar na pele do Atílio ou o Paulo Paiva, entre em contato com a LTS e agende uma consultoria gratuita para a migração de e-mails da sua empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.  

Riscos e desafios da migração de e-mails 

A regra é clara: quanto mais e-mails e arquivos, mais problemas podem surgir durante a migração. Ah! Obviamente, o tempo de execução do projeto também será maior e mais lento. Vejamos outros complicadores que podem surgir durante o processo: 

  • Problemas na transferência de anexos grandes demais 
  • Perda de conexão com a internet pode provocar migração incompleta 
  • Transferência de dados muito demorada
  • Mesmo e-mail transferido diversas vezes 
  • Erros desconhecidos durante a migração 
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Como se preparar para a migração

Para que a migração ocorra sem transtornos, faz-se necessária uma preparação minunciosa que inclui levantamento de dados, projeção do cenário futuro, escolha de ferramentas e treinamento de funcionários. Vamos conferir quais são as fases mais comuns de um processo de preparação de migração de e-mails, independentemente do provedor escolhido ou do porte da sua empresa. 

1 – Faça um diagnóstico detalhado

O primeiro passo é fazer o levantamento da situação atual. Algumas perguntas devem ser respondidas: 

  • Quantas caixas de correio devem ser migradas?
  • Quantos usuários existem?
  • Existem caixas de correio inativas?
  • Preciso configurar regras de permissão ou acesso? 
  • Existem agendas ou listas de e-mail a serem importadas? 
  • Existem arquivos de e-mail armazenados localmente? 
  • O que eu preciso migrar prioritariamente? 
  • O que eu não preciso migrar? 

2 – Confira as regras de conformidade e segurança

Se seus e-mails e arquivos não seguem uma política de conformidade, é uma boa hora para criá-la e evitar dores de cabeça. Caso a Justiça solicite algum e-mail antigo, é importante que ele esteja íntegro, com identificação do autor e data de envio, por exemplo. 

Você precisa ter certeza de que o novo provedor e a ferramenta de gerenciamento de e-mails atenderá os requisitos legais da sua empresa. 

A política de segurança, incluindo o serviço de backup, também é fundamental para garantir que suas informações estejam protegidas e disponíveis no caso de algum incidente. 

3 – Certifique-se do tempo para execução

A migração será feita em segundo plano por alguns meses ou será feita em uma parada durante o final de semana? 

Dois provedores de e-mail vão coexistir na empresa durante um tempo? 

4 – Atenção para os custos e escalabilidade

Quando você muda do G Suite para o Office 365 ou do Locaweb para o Uol, por exemplo, a intenção é passar um bom tempo no novo provedor, se não, eternamente. Para aproveitar a nova morada dos seus e-mails, você precisa ter certeza de que ela continuará sendo uma boa opção caso precise aumentar ou diminuir o número de caixas e o espaço para armazenamento de arquivos. Escalabilidade é, sem dúvida, um fator decisivo na hora de escolher um novo provedor.  

5 – Prepare sua equipe para as mudanças

Reúna sua equipe e tire todas as dúvidas sobre a migração para um novo provedor. Se puder, distribua algum material de apoio com perguntas e respostas, digital ou impresso. Disponibilize também os canais de atendimento para suporte, caso surja algum imprevisto após a migração. Acredite, isso é muito comum. 

6 – Cuidado com pegadinhas do contrato 

Há uma situação comum que deixa muitos empreendedores furiosos. Alguns fornecedores vendem os serviços sem ressaltar que não realizam tarefas como a migração do conteúdo das caixas postais antigas para as novas, que estão sendo ativadas. Quando você se dá conta disso, só restam três opções: fazer por conta própria, contratar uma empresa terceirizada ou pagar uma taxa extra para que o fornecedor cumpra a tarefa. 

Essa “surpresinha” implicará em custos inesperados e atraso na execução do projeto. 

Quem pode fazer a migração de e-mails? 

A migração de e-mails pode ser feita pela sua organização, pelo provedor de e-mails ou com a ajuda de alguma empresa especializada, como uma consultoria. A primeira opção é mais observada em micro e pequenos negócios, enquanto a assistência de consultorias é comum em médios e grandes empreendimentos. Alguns provedores oferecem ferramentas de migração e podem também oferecer mão-de-obra para executar a transição.  

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Vale a pena contratar uma consultoria? 

Contratar uma boa consultoria não é um gasto, é um investimento. 

Consultores de migração podem ajudar na estimativa de custos e na escolha de provedores e ferramentas que serão usadas para agilizar o processo. A especialização na área minimiza os riscos de interrupção do serviço e garante a realização de todos os benefícios esperados.  

Uma consultoria é como um guia que pode indicar os melhores caminhos para o destino definido por você. Na verdade, ela pode, inclusive, mudar todos os seus planos para assegurar que seus objetivos sejam cumpridos. 

Consultores experientes são capazes de prever cenários otimistas e pessimistas, graças ao conhecimento acumulado em projetos diversos, escolhendo com segurança ferramentas e técnicas de migração mais adequadas para o seu empreendimento. 

O que um plano de migração de e-mails precisa ter?

Não se engane: migração de e-mails não é algo fácil. Dados podem ser perdidos no meio do caminho, contas podem ser duplicadas e as consequências desses e de outros transtornos podem ser terríveis. 

Como diz o ditado, “tudo termina bem quando começa bem”. Para tornar isso possível, o melhor a se fazer é planejar a migração. Reúna-se com um gerente de TI ou um consultor especializado e examine objetivos, cenários, custos, duração, pessoas envolvidas, entre outros aspectos. Tenha claro em sua mente o que deve e o que não deve acontecer antes, durante e depois da migração de e-mails. Só quando estiver confiante de que já previu todas as armadilhas do processo, dê o start. 

Para te ajudar no planejamento, a etapa mais importante do processo, preparamos um checklist básico. Sinta-se à vontade para personalizá-lo de acordo com as necessidades do seu negócio. 

Checklist para migração de e-mail

  • Defina as metas da migração 
  • Detalhe o que será migrado (Ex: contas, calendários, contatos, regras, lixeira, contatos, etc.) 
  • Liste as contas que serão migradas e as que serão excluídas 
  • Liste os destinos para as contas que serão migradas e contabilize o número de caixas de correio 
  • Decida como a migração será feita: de uma vez ou em etapas
  • Caso opte por fazer a migração em etapas, organize o processo por lotes e datas
  • Faça uma varredura nos dispositivos locais em busca de arquivos offline que devam ser migrados
  • Confira o espaço total de armazenamento necessário para tudo que será migrado
  • Defina uma política de conformidade 
  • Estabeleça as datas de início e término
  • Avise e prepare a equipe para a transição  
  • Após a migração, monitore a utilização e reporte as falhas
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Como escolher um provedor de e-mails

Escolher um provedor de e-mails estável e seguro é fundamental para evitar prejuízos e transtornos entre clientes e funcionários. Seja sua empresa grande ou pequena, você deverá observar alguns fatores essenciais na hora da escolha. 

Custo

O que pode parecer caro à primeira vista, pode se revelar um ótimo investimento com o passar do tempo. Por isso, jamais escolha um provedor apenas pelo preço. O custo deve sempre ser balanceado com os demais recursos e fatores prioritários de escolha, como estabilidade, segurança e suporte.

Service Level Agreement (SLA) 

Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço refere-se ao tempo mínimo de disponibilidade do provedor, ou seja, quanto tempo ficará online. Na hora do comparativo de propostas, certifique-se de excluir todos os provedores que tiverem o SLA inferior a 99,5%. 

Mobilidade

Não há provedor de e-mails que não preencha essa lacuna, mas alguns preenchem melhor que outros. Algumas interfaces são mais amigáveis e oferecem mais recursos em dispositivos móveis como smartphones e tablets. Peça uma demonstração ou um período de teste antes de escolher. 

Suporte

Em caso de problemas, quando e como você receberá ajuda do seu provedor? Quais são os canais de atendimento e qual é a agilidade para apresentar as soluções mais comuns? Para saber como o suporte funciona realmente, você deve conversar com clientes (e também ex-clientes) do provedor que estiver analisando, além de fazer pesquisas na internet em busca de avaliações de usuários. 

Segurança 

Quais são as políticas de segurança do seu provedor? Quais são as principais diretrizes de segurança preventiva e corretiva? O provedor atualiza o backup de quanto em quanto tempo? No caso de um ataque ou de algum incidente grave, qual é o tempo de recuperação e restauração dos dados? Essas são perguntas cruciais quando o assunto é segurança. Se as respostas não passaram confiança e se não houverem cláusulas no contrato explicitando essas e várias outras questões de segurança, solte a caneta! 

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Quais são os melhores provedores de e-mail para sua empresa?

A lista a seguir apresenta soluções que possuem credibilidade e bom tempo de mercado. É bem provável que, mesmo que nunca tenha utilizado os serviços desses provedores, você tenha ouvido falar ou conheça alguém que utilize. Confira: 

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Como encontrar uma empresa confiável para fazer a migração?

Em primeiro lugar, defina suas metas. Depois disso, faça contato com algumas empresas e peça o detalhamento dos serviços oferecidos por elas e agende um atendimento gratuito. Pergunte sobre clientes, sobre experiências em projetos do seu nicho e com organizações do seu porte. Durante a conversa, pergunte também sobre tecnologias usadas e suporte oferecido, além, é claro, dos preços cobrados. 

Não se deixe levar apenas pelo preço. Como dizem, “o barato pode custar caro”. Foque na qualidade para não ter futuras dores de cabeça e gastos inesperados. 

Se você precisa de uma consultoria para começar o seu projeto do zero, para reparar um projeto em andamento ou para planejar a estratégia que sua equipe interna vai seguir, entre em contato com a LTS e agende uma avaliação gratuita

Caso tenha tido alguma experiência com a migração de e-mails, compartilhe com a gente, deixando seu comentário. 

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