Faça uma busca na internet com o termo “licenciamento de software” ou “legalização de software”, leia alguns textos e você vai chegar a uma conclusão: a maioria dos artigos é chata e, quando não focam em tentar vender, concentram-se na descrição técnica dos tipos de licenças. No entanto, o tema é de importância vital para a sua empresa. Sim, seu empreendimento pode acabar da noite para o dia se você se meter em encrencas por problemas com o licenciamento de produtos de marcas como a Microsoft, por exemplo, que é o cerne deste post.

Para saber se você precisa se aprofundar nessa leitura que, garantimos, nos esforçaremos para que não seja cansativa como tantas outras por aí, responda a apenas três perguntas. Se uma das suas respostas for NÃO, esse artigo é, definitivamente, para você:

  1. Todos os produtos Microsoft instalados na sua máquina são licenciados?
  2. As licenças dos softwares instaladas na sua máquina estão guardadas em local seguro?
  3. Você acredita que a Microsoft é capaz de rastrear o software pirata utilizado por você e aplicar uma alta multa em sua empresa?

Não é difícil encontrar uma empresa que esteja enquadrada em, pelo menos, uma das situações acima, o que torna a pirataria algo praticamente institucional no Brasil. A luta das desenvolvedoras de software contra a pirataria é constante e, a Microsoft, por ser a marca mais presente em empresas de todo o mundo, acaba sendo a mais prejudicada. Segundo Pesquisa Anual de Uso de TI nas Empresas feita pelo Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da FGV-EAESP, o Windows é o sistema operacional mais utilizado nas empresas brasileiras. A Microsoft lidera a pesquisa novamente com o seu pacote Office, sendo o Excel a ferramenta de planilhas dominante.

Acontece que, ao contrário do que muita gente pensa (ou finge pensar), essas ferramentas não são gratuitas. Grande parte dos produtos Microsoft, assim como os de outras empresas de tecnologia como Apple, só pode ser usada mediante o pagamento de uma licença. Usuários domésticos e corporativos ignoram isso, mas acabam pagando um preço muito caro quando são descobertos pela fiscalização. Para evitar isso, é preciso fazer o licenciamento de todas os programas utilizados pela empresa, do sistema operacional às ferramentas de produtividade como o pacote Office, por exemplo.

Existem várias formas adquirir essas licenças, mas, antes de mais nada, é essencial entender a importância da legalização de software e como esse investimento deve ser feito para trazer os melhores benefícios para o seu negócio.

Pensando nisso, criamos essa guia completo para você entender de uma vez por todas como legalizar seu software e não correr mais o risco de ser autuado pela Microsoft.

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O que é a licença de software?

Para começar, você precisa entender o que é uma licença e o que ela te oferece.

A Microsoft vende o direito de uso de seus produtos. Isso significa que, ao comprar o Windows 10 em uma loja, você está pagando por uma licença de uso concedida mediante um contrato legal estabelecido entre a sua empresa e a multinacional do Bill Gates. Cada licença é única e não pode, por exemplo, ser revendida para outras pessoas, tendo em vista que o produto em si continua sendo da Microsoft.

Para cada produto há um contrato diferente, que pode ser consultado AQUI. Quando acontece uma fiscalização, a Microsoft solicita às empresas todos os seus produtos instalados nos dispositivos e confere se são legítimos. Se você acha que a fiscalização nunca vai bater na sua porta e que ainda é vantagem comprar ou fazer o download de softwares piratas, continue por aqui para entender como a Microsoft pode encontrar e multar sua empresa caso ela não esteja com o licenciamento em dia.

Como ocorre a fiscalização da Microsoft?

A fiscalização tem como objetivo identificar empresas que estão fazendo uso de softwares com licenças vencidas ou pirateadas e tentar coibir essa prática, trazendo essas organizações para a legalidade.

O motivo disso é óbvio, mas não custa reforçar: a pirataria impacta gravemente nos lucros da Microsoft, que possui altos custos para desenvolver suas soluções (mais adiante você entenderá que os softwares sem licença prejudicam, e muito, sua empresa).

Um dos principais caminhos para uma empresa entrar no radar da Microsoft é por meio de denúncias. E não pense que isso é difícil de acontecer no Brasil, pois a gigante da tecnologia tem parceria com a  ABES (Associação Brasileira das Empresas de Software) e a BSA (The Software Alliance), que podem fiscalizar quaisquer empresas. Juntas, elas administram o portal de denúncias anônimas Denuncie Pirataria, em que qualquer pessoa pode afirmar que uma empresa utiliza softwares não licenciados. Acredite: além da concorrência, funcionários e  ex-funcionários insatisfeitos fazem isso com frequência.

Sendo assim, a Microsoft possui um time forte “antipirataria” que trabalha para garantir o máximo possível de empresas utilizando softwares legalizados.

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Como é a abordagem da Microsoft?

O primeiro contato é feito por meio de ligações ou e-mail. A companhia do Bill Gates notifica a pessoa jurídica e oferece um formulário para que um responsável possa preencher tudo o que faz parte da rede. Depois disso, a Microsoft faz uma análise e, se achar necessário, utiliza um programa para fazer uma espécie de inventário, para levantar todas as ferramentas que você usa e confrontar com seu banco de dados. Concluído esse processo, inicia-se  a oferta de licenciamento dos produtos identificados como ilegais.

Apenas com a nota fiscal da compra e os números seriais de cada licença é possível comprovar a legalidade dos produtos utilizados, estejam eles instalados localmente ou na nuvem.

Quais os riscos de manter softwares não licenciados?

Sim, você pode ser descoberto

A Microsoft identificou que uma parcela significativa do mercado utiliza seus softwares de maneira ilegal. Por isso, independentemente de onde a empresa esteja localizada, se estiver utilizando de maneira inadequada os produtos Microsoft, ela pode ser autuada e pagará multas de até três mil vezes o valor da licença. No Brasil, quem vende, compra ou usa uma cópia não licenciada está descumprindo uma legislação, ficando suscetível a pagar multas para seus legítimos proprietários, além de ser considerado crime punível com detenção dos envolvidos. Comprar produtos pirateados caracteriza crime financeiro e fiscal, tendo em vista que os impostos não recolhidos. Resumindo, ir na contramão da legalização de software é um barato que sai caro.

Recentemente, uma história acendeu o sinal amarelo para empresas brasileiras de todos os setores. A Universidade Cândido Mendes, no Rio de Janeiro, foi processada pela Microsoft por usar softwares pirateados e precisou leiloar um dos prédios para pagar a multa de cerca de R$ 42 milhões. Uma perícia foi feita na universidade e detectou que 270 computadores usavam os softwares de forma ilícita e, mesmo após uma longa batalha na Justiça, a Universidade ficou sujeita ao pagamento da dívida milionária.

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Seus dados ficam expostos

Ao baixar os programas piratas, você precisará fazer uso de um crack, um programa usado para burlar o sistema de segurança do software licenciado, impedindo a verificação do número serial. Esses programas, instalados voluntariamente pelo usuário, podem ser usados como porta de entrada para invasões de hackers, que roubam informações e podem assumir o controle da máquina.

Programas instáveis

Se você já utilizou um software sem licença já deve saber o quão instável são as suas funcionalidades. Quem nunca perdeu um texto no Word, por exemplo? Quem nunca viu o Windows “congelar”, exigindo o reinício forçado da máquina? Os programas costumam fechar sozinhos, sumir com informações importantes e “travar” frequentemente seus dispositivos. Já parou para pensar o quanto isso pode impactar na produtividade da sua empresa? E mais: a baixa performance ainda pode se estender ao sistema todo, indo além dos problemas do software não licenciado e atingindo outras funcionalidades da sua máquina.

Suporte técnico sem legalização de software? Esqueça!

Se parar de funcionar, comece a rezar. Ao fazer uso de softwares não licenciados, você não tem nenhuma ajuda do atendimento ao cliente da Microsoft. Sua única opção será reiniciar a máquina e torcer para que tudo volte a funcionar normalmente. Se a coisa complicar, terá que resolver o problema com sua equipe de TI. Não se irrite se ouvir a frase “Eu avisei…” de um dos técnicos, pois, ao tentar driblar a legalização de software, você não tem nenhuma ajuda do atendimento ao cliente da Microsoft.

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Softwares desatualizados

Os softwares nunca estão finalizados. Frequentemente, recebem aprimoramentos e correções, o que não é disponibilizado para aplicativos pirateados. Atualizações de políticas de segurança, bugs e outras melhorias nunca serão recebidas por quem “crackeou” um produto Microsoft. Com o passar do tempo, os produtos instalados nas máquinas vão ficando cada vez mais obsoletos e vulneráveis.

Recebi uma notificação da Microsoft. O que devo fazer?

A notificação da Microsoft não é um grande problema por si só. É uma grande oportunidade de repensar o posicionamento da empresa e, ainda por cima, contar com a orientação de quem realmente entende do assunto para colocar ordem na casa. A notificação é uma chance de regularizar a empresa antes da aplicação de multas que podem, inclusive, levar ao encerramento do negócio.

Se você está com tudo em dia, dentro da legalidade e não possui nenhum software pirata, reúna todos os documentos referentes à compra das licenças. Notas fiscais de máquinas e softwares, caixinhas de produtos adquiridos em lojas físicas ou documentos que comprovem a legitimidade dos produtos devem ser apresentados. Agora, se você sabe que sua empresa utiliza os produtos Microsoft sem licença, fique tranquilo, pois ainda há chances de reverter a situação, pois o primeiro contato da multinacional tem o objetivo de te dar a chance de legalizar os softwares. Esse primeiro ‘toque’ está por trás de uma estratégia comercial, tendo em vista que processos judiciais são demorados.

Depois da notificação, faça um inventário, cumpra os prazos para providenciar a legalização das licenças e realize tudo dentro das conformidades. Caso sua empresa descumpra as orientações, certamente será alvo de um processo jurídico, que poderá levar a multas vultuosas.

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Qual a melhor modalidade de licenciamento para a minha empresa?

Quanto o assunto é legalização de software, é muito comum as pessoas acharem os valores das licenças caros. O que acontece muitas vezes é a aquisição inadequada para a organização.

O gerente de TI é a peça chave para acertar esse processo. Ele deve levar em consideração as necessidades do negócio, os riscos do ambiente em que está inserido e a infraestrutura disponível. Caso não tenha conhecimento sobre o licenciamento, deve procurar a Microsoft em busca do caminho com o melhor custo-benefício.

Antes de escolher entre os diferentes tipos de licenciamento, é importante ter em mente:

  • O tamanho da empresa/negócio
  • Os softwares ou ferramentas que devem ser licenciados
  • Como os softwares ou ferramentas serão utilizados
  • Comparar o custo a médio e longo prazo de licenças pagas mensalmente e licenças vitalícias

Depois que você estiver com todas essas respostas em mãos, poderá identificar qual a melhor solução para sua empresa. Vamos entender agora como funcionam os principais modelos de licenciamento.

Para microempresas

Original Equipment Manufacturer (OEM)

Esse tipo de licenciamento é aplicado quando você compra um dispositivo, computador ou notebook por exemplo, e ele já vem com Windows e Pacote Office instalado e pronto para uso. Nesse caso, o licenciamento é vendido diretamente para fabricantes de dispositivos, que instalam os programas e o sistema operacional.

Você precisa guardar todas as notas fiscais dos dispositivos que comprou, pois caso um dia seja notificado pela Microsoft, tem como provar que adquiriu tudo legalmente.

Full Packaged Product (FPP)

É a licença que vem com a “caixinha” que você compra em uma loja física. É indicada para empresas com poucos computadores. Além do cupom fiscal, você deve guardar a embalagem para o caso de alguma fiscalização.

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Para pequenas e médias empresas

Aqui começa a ser considerado o licenciamento por volume da Microsoft, desenhado para empresas com mais de cinco desktops. O programa é chamado Open License e disponibiliza uma única chave que dá acesso ao portal de licenciamento Volume License System Center (VLSC), onde os produtos serão baixados e as licenças serão administradas.

A instalação dos produtos através de mídias depende da modalidade de licenciamento.

Os benefícios são:

  • Menor custo por licença
  • Facilidade de controle das licenças
  • Pagamento facilitado
  • A licença não fica atrelada à placa-mãe, podendo ser transferida de um dispositivo para outro

As modalidades de licenciamento dentro do programa Open License são:

Microsoft Open Business

Basicamente oferece preço melhor do que a aquisição de licenças individuais no varejo. Essa modalidade foi desenvolvida para empresas que buscam múltiplas licenças de diferentes produtos como o Windows e pacote Office. É recomendada para quem possui um profissional de TI para ficar responsável pela legalização de software.

Microsoft Open Volume

Esse tipo de licenciamento permite uma economia ainda maior no investimento. A premissa é oferecer soluções para empresas que possuem uma grande infraestrutura de TI, pois para adquirir o Microsoft Open Volume, é necessário fazer a compra de diferentes produtos como aplicativos para desktop, sistemas e servidores.

Microsoft Open Value

Por meio do Software Assurance, um programa que oferece planejamento de implantação, treinamento, atualizações e suporte de atendimento, o Microsoft Open Value garante que sua empresa tenha sempre a última versão dos produtos selecionados, além de treinamentos e suporte técnico.

Nesta modalidade de legalização de software, os produtos licenciados são atualizados constantemente, o suporte 24 horas da Microsoft é garantido e o pagamento é feito em parcelas anuais. Os contratos são anuais e dependem de um pedido mínimo de cinco licenças.

Para grandes empresas

Se a sua organização tem centenas de máquinas e uma grande equipe de TI, certamente tem planejamentos de médio e longo prazo para suas operações, o que é uma exigência da Microsoft para o licenciamento para grandes corporações.

Microsoft Select License / Microsoft Enterprise Agreement

Os dois programas de licenciamento por volume são recomendados para empresas realmente grandes, que tenham 250 ou mais PCs e que tenham condições de programar suas licenças de software por um período mínimo de três anos.  

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Licenciamento em nuvem

Falar em licenciamento para cloud computing (computação na nuvem) é como falar do fim da pirataria. Os custos (nem sempre tão mais baixos que o licenciamento tradicional) compensam pela tecnologia avançada, pela praticidade, flexibilidade e pelos altos níveis de segurança garantido pelas empresas que armazenam os dados.

A Microsoft oferece duas soluções baseadas em nuvem: o Office 365, um pacote de produtividade e colaboração que conta com os tradicionais aplicativos para escritório Word, Excel, Power Point e Outlook e o Azure, a plataforma desenvolvida para rodar aplicativos e serviços baseados em cloud computing.

O Office 365 dispõe de planos para usuários domésticos e corporativos. Se quiser saber mais sobre a solução em nuvem da Microsoft, vale à pena conferir um artigo completo que escrevemos, com um comparativo entre ele e o rival G Suite, da Google.

Gestão de TI facilitada na nuvem

Para realizar a gestão do licenciamento em nuvem, a TI não precisa criar planilhas de controles ou imputar dados num sistema, já que todas as licenças serão disponibilizadas em um portal do cliente. No caso de uma fiscalização, fica mais fácil comprovar que a empresa está andando na linha e que a legalização de software está em dia.

Melhor custo-benefício

Muita gente faz uma projeção de cinco anos, que é o tempo médio de atualização de software feito pela maioria das corporações. Assim, afirmam que o pagamento de mensalidades do licenciamento em nuvem acaba sendo mais caro, mas esquecem de colocar na balança os ganhos com as políticas de segurança sempre avançadas e a oferta contínua das últimas versões dos produtos.

Caixinhas demais, pouco controle, muito prejuízo

Um dos erros mais cometidos pelos empreendedores é não fazer a gestão das licenças compradas, principalmente quando adquirem os produtos em lojas físicas. Nesse caso, toda vez que uma máquina é formatada ou faz-se necessária uma atualização, novos softwares devem ser instalados, cada um com um serial único.

Caso não haja uma pessoa responsável (o ideal é que seja um profissional de TI) para gerenciar as licenças e sua compra, em poucos anos a empresa terá adquirido excessivas e desnecessárias chaves de ativação, configurando um prejuízo para o negócio. Investir na gestão de legalização de software é fundamental.

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Cuidados na hora da legalização de software

  • Só compre licenças de revendedores autorizados. Entre em contato com a Microsoft para verificar se a empresa é credenciada. Também vale checar se há algum impedimento referente ao CNPJ do revendedor.
  • Não compre licenças com o preço muito abaixo do mercado, oferecidas em sites de comércio eletrônico como o Mercado Livre. As revendedoras não utilizam essa plataforma para oferecer os produtos.
  • Formalize a transação por meio de contratos de legalização de software e ofertas formais.

Procure ajuda especializada

Se ainda assim estiver difícil analisar a melhor opção e quais os benefícios de cada contrato de licenciamento, você pode optar por buscar apoio especializado de uma empresa de TI ou de um consultor que tenha experiência nesse tipo de demanda. Certamente isso sairá bem mais barato do que o prejuízo de uma escolha errada (ou de uma multa).

Sua empresa já foi notificada e passou por alguma fiscalização da Microsoft? Conte pra gente como foi! Caso tenha alguma dúvida sobre legalização de software, é só entrar em contato com a LTS. Nossos consultores podem ajudá-lo a regularizar a sua situação e evitar dores de cabeça e prejuízos.  

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